Obsazenost budov pod kontrolou: efektivitu i úspory zajistí IoT

Proč řešit skutečnou obsazenost v budovách

Hybridní práce, která se po pandemii covidu stala v mnoha firmách standardem, změnila způsob využívání kanceláří. Zaměstnanci tráví v kancelářích méně času a více pracují z domova. Například podle společnosti IoT Factory se průměrná obsazenost kanceláří v Evropě často pohybuje pod 40 %. To znamená, že většina firem platí za prostory, které ze značné části zůstávají prázdné. To s sebou nese dva důsledky:

• Finanční – pronajaté nebo vlastněné prostory generují fixní náklady, ať už jsou obsazené, nebo ne.
• Environmentální – neobsazené místnosti se i tak vytápějí, klimatizují a osvětlují. To znamená zbytečné emise a zvýšenou uhlíkovou stopu budovy. Investoři a regulátoři navíc stále více vyžadují měřitelný pokrok v oblasti ESG, takže optimalizace obsazenosti je i otázkou reputace a souladu s předpisy.

Jak funguje sledování obsazenosti

Systémy pro sledování obsazenosti kombinují různé druhy senzorů. PIR čidla detekují pohyb v okolí stolu, CO₂ senzory měří kvalitu vzduchu a nepřímo odhadují počet lidí, detektory průchodu u dveří sledují příchody a odchody, tepelné senzory dokáží rozpoznat více osob v místnosti. Data ze všech takových senzorů proudí do centrální platformy, kde se agregují a vizualizují.

Výstupy jsou pro facility manažera velmi praktické: získává přehledné heatmapy obsazenosti, grafy využití jednotlivých prostor po hodinách či dnech, predikce špiček a doporučení pro reorganizaci prostor. Data lze také propojit s rezervačními systémy, aby zaměstnanci viděli, kde je volné místo nebo zasedačka, a mohli si je rovnou zarezervovat.

Studie společnosti Karjou et al. (Practical Design and Implementation of IoT-based Occupancy Monitoring Systems for Office Buildings) ukazuje, že kombinace sběru dat ze senzorů a strojového učení (Random Forest, LightGBM) umožňuje s vysokou přesností detekovat obsazenost a podle toho automaticky řídit také ventilaci a klimatizaci prostor. Výsledkem jsou nejen úspory energií, ale i stabilnější kvalita vnitřního prostředí.

Jak monitorovat obsazenost stolů, místností a prostor bez využití kamer. Zdroj: Pressac Communications Ltd

Byznysové přínosy v číslech

Výzkumy i reálné projekty ukazují, že nasazení senzorů se vyplácí velmi rychle. Inteligentní osvětlení reagující na přítomnost osob a míru denního světla může snížit náklady na svícení až o 40 %. Chytré řízení HVAC podle obsazenosti snižuje plýtvání energií v prázdných místnostech o zhruba 30 %. Studie publikovaná v Energy Informatics uvádí, že propojení senzorů s digitálními dvojčaty vedlo ke snížení spotřeby energie v budovách o 17–40 %.

Konkrétní data přinášejí i nedávné průzkumy a případové studie. Podle CBRE uváděla v roce 2024 více než polovina firem v Evropě obsazenost mezi 41–80 %, což potvrzuje, že značná část kancelářských ploch je stále využívána jen částečně (CBRE, 2024–2025 Global Workplace & Occupancy Insights).

V Praze je příkladem budova Parkview, kde byl implementován systém řízení osvětlení Helvar založený na senzorech obsazenosti. Díky tomu se podařilo výrazně snížit zbytečné svícení v prázdných prostorech a optimalizovat spotřebu energie (Helvar, Parkview Case Study). A v Dánsku město Gribskov spočítalo, že eliminací 100 nevyužitých stolů by mohlo ušetřit až 7 milionů dánských korun ročně, což odpovídá zhruba 940 tisícům eur. Taková čísla jasně ukazují, že investice do IoT senzorů a optimalizace obsazenosti nejsou jen ekologickým, ale i ekonomickým rozhodnutím.

Kancelářská budova Parkview v Praze. Zdroj: Skanska
 

Dopady na zaměstnance a komfort

Optimalizace obsazenosti není jen záležitost čísel. Data pomáhají také vytvářet prostředí, ve kterém se zaměstnancům lépe pracuje. Možnost najít si volný stůl nebo menší zasedačku přes mobilní aplikaci snižuje jejich stres a zvyšuje produktivitu. Systém navíc může automaticky přizpůsobovat teplotu a větrání podle aktuálního počtu lidí v místnosti, což zlepšuje kvalitu vzduchu a tepelný komfort.

Studie v jedné chytré administrativní budově ukázala, že díky IoT senzorům a automatizaci HVAC se spokojenost zaměstnanců zvýšila o 83 %. To je důkaz, že data-driven přístup má přímý dopad i na každodenní pracovní pohodu.

5 tipů, na co si dát pozor při nasazení IoT technologií pro monitoring obsazenosti budov

Implementace senzorů má i své výzvy. Odborníci se většinou shodují v tom, že nestačí jen koupit čidla a rozmístit je po kanceláři. Aby systém opravdu fungoval, je třeba dodržet několik zásad. Tato doporučení vycházejí z reálných zkušeností firem i z odborných studií:

1. Začněte pilotním projektem

Osvědčuje se otestovat systém nejprve na menším vzorku, například v jednom patře nebo kancelářské zóně. Díky pilotnímu projektu vychytáte problémy s kalibrací senzorů, kvalitou signálu nebo integrací s existujícími systémy.

2. Dbejte na kvalitu dat

Špatně umístěné čidlo může vykazovat falešnou obsazenost. Například PIR senzor nasazený přímo u klimatizační jednotky může reagovat na proudění vzduchu místo na pohyb. Jsou zdokumentované případy, kdy v kancelářské budově musela být celá instalace přepracována, protože data ze senzorů nad vstupními dveřmi právě z výše popsaného důvodu neodpovídala reálnému počtu lidí uvnitř.

3. Zajistěte integraci s dalšími systémy

Největší přínos přichází tehdy, když data o obsazenosti komunikují s se systémem pro správu budov (Building Management system - BMS) nebo rezervačním systémem. Jak ukazuje případ kampusu BI Oslo (na obrázku), propojení s rezervačními aplikacemi studentům usnadnilo hledání volných učeben a zefektivnilo správu prostor.

Kampus BI Oslo. Zdroj: pressac.com
 

4. Transparentně komunikujte se zaměstnanci.

Největší překážkou nebývá technika, ale lidé. Pokud budou mít pocit, že senzory sledují jejich chování, můžete se setkat se vzdorem a nepochopením. Podle zkušeností společnosti Spacewell je třeba zaměstnance o implementaci řešení citlivě informovat, seznámit je s jeho benefity a zdůraznit, že senzory detekují pouze přítomnost, nikoli identitu. Firmy, které se svými zaměstnanci úspěšně komunikovaly, zaznamenaly mnohem vstřícnější přijetí.

5. Plánujte údržbu a správu

Senzory neslouží tak, že je pouze instalujete a dál na ně zapomenete. Vyžadují správu baterií, občasnou rekalibraci a monitoring správnosti dat. Ignorování těchto aspektů může vést k degradaci kvality systému a následné ztrátě důvěry managementu.

Tato doporučení dokazují, že úspěch projektu nestojí jen na technologii, ale také na správném plánování, zapojení uživatelů a integraci do již fungujících procesů v rámci facility managementu.

ESG perspektiva

Optimalizace obsazenosti přispívá ke všem pilířům ESG:

Environmentální cíle

V oblasti environmentální je přínos naprosto evidentní – podobná řešení pomáhají snižovat spotřebu energií a emise.

Sociální cíle

V sociální rovině je dopad možná méně zřejmý, ale pro zaměstnance zásadní. IoT senzory umožňují najít rychle volný stůl nebo zasedačku, což snižuje stres a zvyšuje produktivitu. Jak uvádí CBRE v přehledu 2024–2025 Global Workplace & Occupancy Insights, firmy po celém světě přecházejí na datově řízené plánování kapacit, protože senzory obsazenosti a přesná data o využití ploch prokazatelně zvyšují spokojenost zaměstnanců a efektivitu práce v průměru o 15 až 25 %.

Transparentní komunikace o tom, jak se data používají, zároveň posiluje důvěru a férový vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Tím lze posilovat cíle jako well-being a otevřenost.

Cíle v oblasti řízení a správy společnosti

Z pohledu governance má optimalizace obsazenosti ještě větší váhu. Data ze senzorů poskytují managementu auditovatelný podklad pro rozhodování i pro povinné reporty v rámci CSRD.

Studie Deloitte z roku 2024 zdůrazňuje, že kvalita dat je jedním z hlavních faktorů, které investoři sledují při hodnocení důvěryhodnosti ESG reportingu. Díky senzorům mohou firmy transparentně doložit, jak optimalizovaly plochy, snížily spotřebu energií a emise. Takový reporting posiluje důvěru investorů i regulátoru a pomáhá firmám odlišit se od konkurence.

Jak chytré budovy podporují ESG cíle. Zdroj: IoT For All

Jak začít

Nejlepší cestou je vytvoření a nasazení pilotního projektu. Vyberete jednu kancelář nebo patro, kde senzory nasadíte, a v průběhu několika měsíců budete sledovat a analyzovat poskytovaná data. Ta pak ukážou, zda jsou úspory možné a v jaké výši. Většina firem zjistí, že návratnost investice je velmi krátká a projekt se posléze vyplatí rozšířit na celý objekt.

Zjistěte, jak na obsazenost ve vaší budově

Poraďte se, jak navrhnout pilotní projekt, jaké vyberat senzory a jak získat rychlou návratnost investice.

Proberte to s IoT specialistou